Konzeption und Budgetierung
Erstellung eines individuellen Konzeptes mit attraktivem Rahmenprogramm nach den Vorgaben des Veranstalters,
Suche und Reservierung eines passenden Veranstaltungsortes, Optimierung der Programmstruktur, Erstellung eines detaillierten Zeitplanes, Budgeterstellung und -überwachung, Unterstützung bei der Sponsorensuche und entsprechende Vertragsabwicklung, Endabrechnung.

Teilnehmer- und Referentenmanagement
Registrierung mit eigener Veranstaltungssoftware, Anmeldungsannahme per Post, Fax oder online, Rechnungsversand, Korrespondenz, Vorbereiten der persönlichen Teilnehmerunterlagen, Reiseorganisation, VIP-Transfers und Reisekostenabrechnung.

Hotelvermittlung
Reservierung passender Hotelzimmer im Veranstaltungsort, Vertragsverhandlung und Verwaltung der Zimmerkontingente unter Berücksichtigung der Stornofristen, Durchführung der Buchungen inklusive Bestätigungs- und Änderungsmanagement, Nachkalkulation und Abrechnung.

Personaleinsatz und Subunternehmer
Personalplanung vor Ort, Hostessen-Service, Briefing/Schulung, Angebotseinholung bei den benötigten Subunternehmern und Leistungsträgern, Vertragsverhandlungen, Koordination und Abrechnung aller Dienstleister (z.B. Catering, Transfers, Dolmetscher, Technik, etc.)

Grafik und Layout
Gestaltung von Anmeldeformularen, Programmen und Einladungen (in Papierform und/oder digital); Erstellung individueller Veranstaltungswebsites.

Vor-Ort-Management
Einrichtung und Besetzung eines komplett ausgestatteten Tagungsbüros, technische Betreuung, Koordination aller Gewerke, Teilnehmer- und Referentenbetreuung, Bearbeitung von Neuanmeldungen inklusive Inkasso, Dekoration, Beschilderung und Transfers, Fotoservice.

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